Por: Ricardo Bolaños
“El Protocolo Empresarial o Familiar establece las reglas del juego para mantener el equilibrio entre la familia y la empresa.”
– Ricardo Bolaños
Hace unas semanas hice un webinar relacionado con el tema de “Cómo hacer valer los acuerdos escritos en un protocolo empresarial”. En este webinar, comentaba, recordando que el protocolo es un instrumento para armonizar los acuerdos cuando se mezclan dos o más roles de familia, empresa y propiedad. En primer lugar, habrá que recordar que en las empresas existen tres círculos perfectamente bien definidos: familia, empresa y propiedad.
En teoría con el puro consenso y compromiso debería de ser suficiente para cumplir los acuerdos escritos, sin embargo puede haber cambios en la forma de pensar de uno o más firmantes de este documento. Para hacer valer estos acuerdos, es necesario que sucedan dos cosas: primero, dividir los acuerdos por familia, empresa y propiedad; y después legalizar lo que se pueda legalizar.
Una vez que están determinadas las conductas, habrá que poner las penalizaciónes para cada una. En el tema de propiedad, habrá que alinear lo que está en el protocolo con los estatutos de la empresa, de tal manera, que tenga forma legal. En el caso de la propiedad, igual habrá que alinear todo, incluyendo acciones, testamentos, donaciones y demás temas escritos en el protocolo. Finalmente, para la parte familiar, en el caso de México, no hay una ley que norme el protocolo familiar. En el caso de España por ejemplo, existe un decreto desde el 2007 relacionado con el tema. Estos acuerdos escritos en el protocolo, deberán de ser manejados para su cumplimiento por el patriarca o matriarca familiar. Aún con eso, puede ser que no se cumplan, por lo que habrá que “legalizar” el protocolo.
Es un tema no lineal y complejo para escribirlo en un artículo, pero si me contactas con gusto puedo explicarte cómo funciona.
De hecho, antes de aplicar la legalidad al protocolo, se pueden explorar algunas opciones para facilitar su cumplimiento. Estos acuerdos escritos son fundamentales para establecer las reglas de juego, definir responsabilidades y garantizar una gestión eficiente y armoniosa. Sin embargo, el simple hecho de tener un protocolo familiar no es suficiente; es igualmente importante hacer valer esos acuerdos de manera efectiva. En este artículo, exploraremos algunas estrategias clave para hacer valer los acuerdos escritos en un protocolo familiar.
Claridad y comprensión mutua:
Para hacer valer los acuerdos escritos, es esencial que todos los miembros de la familia y los socios involucrados comprendan claramente su contenido y alcance. Esto implica comunicar de manera efectiva los términos y las expectativas establecidas en el protocolo familiar. Además, es importante fomentar un ambiente de apertura y diálogo, donde todas las partes tengan la oportunidad de expresar sus inquietudes y preguntas. La claridad y la comprensión mutua son fundamentales para garantizar que los acuerdos sean respetados y seguidos por todos.
Cumplimiento de las obligaciones:
El protocolo familiar puede incluir una serie de obligaciones y responsabilidades para los miembros de la familia y los socios. Hacer valer los acuerdos implica asegurarse de que cada persona cumpla con sus compromisos de manera oportuna y efectiva. Esto implica establecer mecanismos de seguimiento y rendición de cuentas, así como la implementación de consecuencias claras en caso de incumplimiento. El cumplimiento de las obligaciones es esencial para mantener la confianza y la integridad dentro de la empresa familiar.
Procesos de toma de decisiones:
Uno de los aspectos clave de un protocolo familiar es establecer procesos de toma de decisiones claros y bien definidos. Para hacer valer los acuerdos, es fundamental que todos los miembros de la familia y los socios sigan estos procesos y respeten las decisiones tomadas en base a ellos. Esto implica evitar decisiones unilaterales o acciones que vayan en contra de los procedimientos establecidos. Al asegurar que las decisiones se tomen de acuerdo con el protocolo, se fortalece la gobernanza y se evitan conflictos innecesarios.
Resolución de conflictos:
Incluso con un protocolo familiar bien establecido, pueden surgir conflictos y desacuerdos. Para hacer valer los acuerdos, es fundamental contar con mecanismos eficaces de resolución de conflictos. Esto implica establecer procesos de mediación o arbitraje que permitan abordar las disputas de manera justa y equitativa. El objetivo es encontrar soluciones que sean aceptables para todas las partes involucradas y que estén en línea con los acuerdos establecidos en el protocolo familiar. Puedes leer mi artículo de:
6. Conflictos en la empresa familiar
https://www.linkedin.com/pulse/6-conflictos-en-la-empresa-familiar-ricardo-bola%25C3%25B1os
Actualización y adaptación:
El protocolo familiar no es un documento estático, sino que debe ser revisado y actualizado periódicamente. Para hacer valer los acuerdos, es importante que el protocolo refleje los cambios y las necesidades actuales de la empresa familiar. Esto implica revisar y ajustar los términos, las políticas y las cláusulas según sea necesario. Al mantener el protocolo actualizado y relevante, se asegura que los acuerdos sigan siendo válidos y aplicables a lo largo del tiempo. Algo muy importante en este punto, es que cuando se hagan actualizaciones que tengan un tema legal, habrá que cambiar estatutos de la sociedad, accionista, testamento o lo correspondiente.
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